在建筑工程施工中，除了工程本身能够反映一个工程项目的质量外，工程资料也是很重要的一个环节，通过资料不仅能够反映出一个工程所使用材料的优劣、工序与工序之间操作是否符合规范的要求、工程是否按图施工、是否按变更要求实施等；还能够反映出一个企业项目资料管理的水平。作为监理资料员，如何严把资料关，做好资料的收集、复核、整理、归档及台账记录等工作显得尤为重要。
一个工程项目的监理工作能否顺利的开展，与监理资料员的工作能力有很大的关系。在平时工作中，监理资料员不仅要配合整个监理部的工作，负责监理资料的收集、分类、汇总及台账登记等，还要注意到整个工程的方方面面，因为在工程施工过程中，现场和资料应该是相辅相成的。资料员不单只是收集和整理资料，还应该了解现场施工情况、材料进场情况，这样才能督促施工单位及时做好隐蔽工程报验、建筑材料报审及材料的取送样工作；同时也应熟悉相关的施工工艺及施工规范，对监理资料的整理、归档及编制工作也有很大的帮助，这也是每个监理资料员必须加强学习的，这样才能配合好资料整理、归档的工作。因此，作为监理资料员要加强资料和现场的联系，做到现场和资料两不误，这样才能真正做好监理资料员的工作。
资料员通过对资料的复核、检查资料是否符合规范要求，发现问题要及时协助监理工程师督促施工单位进行整改，并通过监理员或监理工程师现场的旁站、巡视检查发现并记录下来的工程中存在的各种问题、隐患，协助监理工程师编制过程资料（如监理工程师通知单、监理工作联系单、安全检查记录等）督促施工单位整改、落实。作为监理资料员也应该定期向总监理工程师报告工程资料情况，对工程资料中存在的问题及时汇报和请示总监理工程师，使问题尽快得到解决。
当然，作为资料员，对资料的收集、整理、归档等工作是首要任务。首先，必须要明确资料收集的范围：
一是前期资料，前期资料应分为两部分：编制监理单位前期资料与收集施工单位前期资料。监理资料中，监理规划、细则、各专项验收方案等是开展监理工作的指向标。各类前期方案中工程概况、监理工作范围、工作程序、监理组织机构等一应俱全，一个概括全面、内容完善的监理规划可以让外行人在看完后也会对工程情况及监理工作情况有初步的了解，所以很多人检查监理资料时习惯性关注各种前期指导性方案。因此在工程进展过程中，当施工情况及施工工艺发生改变时，监理规划、细则、各专项验收方案等指导性方案应随之调整，便于现场监理工作内容与方案内容闭合，并且监理细则、各专项验收方案的内容应与监理规划内容一一对应闭合。收集施工单位的前期资料，在开工初期首先要督促总包施工单位报审其企业资质、施工人员资质、设备检定报告、施工组织设计、开工报审等等，及时交总监理工程师审核确认，之后整理汇集、归档。
二是随着工程施工的逐步进展，从由建设单位提出的工程变更、技术核定等到由施工单位上报的工程报验、材料报审、各种材料的合格证及检测报告等，都应及时收集、整理。对施工单位报审的资料，经过监理工程师审核签字，作为资料员也应该认真检查其内容是否符合相关的要求。施工材料进场时也应做好见证取样登记台帐、材料进出场台帐的工作。对于各方往来的文件做好收发文登记，对工程变更、技术核定等涉及工程施工的资料，还必须及时传递给每一位相关的监理人员，使他们及时了解工程的变更、信息。
当然在工程施工过程中，这样那样的问题出现是难以避免的，此时，就要协助现场监理工程师做好监理工作联系单、监理工程师通知单的工作。也要负责对每次的工程例会做好记录、签发，以便归档，会议纪要的记录、签发很重要，有些人（特别是业主）在会上表的态，下达的任务、指标，转眼间就忘了，他们不认可的时候就要用会议纪要来监督他们。尤其是项目业主人数众多的时候，往往是一个业主领导下达的指令另一个业主领导不承认，很多工作得不到肯定，这时候也需要会议纪要来维护相关单位的利益及权益。会议纪要信息的收集及整理很有技巧，资料员要在会议中把握重点和要点进行汇总编制。
施工单位上报的过程资料如检验批、专项方案、监理通知单回复单及各种报告等，也需要现场监理工程师坚持资料过手要留底的原则，配合资料人员做好资料的收集工作。资料日渐增多，还应该按监理单位的档案管理要求对工程资料进行编号归档，通过分类的归档，使其一目了然，容易查找。
三是随着工程主体结构临近完工，各种分包工作随之进入，如塑钢门窗、外墙涂料、屋面防水、室内电梯安装等装饰工程，这时除了继续要督促分包单位搞好工程报验、材料报验等工作，还要督促总包方对分包单位的相关资质、资料的报审，包括审核分包单位资质、人员岗位证书、材料的质保资料等等。当然，各施工单位资料员的水平层次不齐，可能会出现同样内容的报表会有几种不同的样式表格出现。这就需要监理部建议业主对各家单位资料员集中培训，统一表格及规范填写。如业主因各种原因未对其培训，监理部可以在征得业主同意后，将业主认可的资料表格及填写方式对各施工单位资料员进行交底。
四是装饰工程临近结束时，就要为工程验收做好准备。此时，监理资料员就要将开工以来所有资料全部整理起来，协助总监理工程师编写工程竣工报告，准备验收。当验收完毕，监理资料员除了整理所有资料，还应协助现场监理工程师督促施工单位对工程维修中存在的问题进行整改、完善和落实。
作为监理的资料员，还应该不断学习新知识，因为技术、材料等是不断更新的，只有通过不断地学习，多方面的来补充自身的不足，才能适应发展的需要。对其它工程的资料做得好的方面，应该虚心学习、吸取经验。通过与其他监理、施工人员的相互交流、相互学习，取长补短、不断提升自身业务水平，真正做好监理资料员的本职工作，为今后的发展奠定坚实基础。