对于非英语语种的参考文献，应将其译为英语并标注相应的信息，如: “in Chinese with English abstract”.
对于参考文献缺项或怀疑著录项有误的文献，可键入关键词使用搜索，可以考虑采用的关键词有：主要作者的姓名、论文题名中的重要术语、期刊名、出版年、等等。
参考文献中出版物类型主要有：期刊论文、书或专著、会议论文集、科技报告、学位论文、专利、电子版本资料、其他出版印刷资料(报纸文章和法律文件等)。
作者姓名：表达习惯
美国、加拿大、英国、意大利、俄罗斯、泰国、北欧诸国(丹麦、挪威、瑞典、芬兰和冰岛),等通常采用名前姓后的姓名表示方法，对于中国和日本等传统上采用姓前名后的国家，近年来在欧美期刊中发表论文时也多采用名前姓后的表示方法。
对姓名中前缀的处理可能会因国家的不同而有所不同，例如，“Robert de la Salle”在英语国家可能表示为: de la Salle -姓，Robert -名，在法语国家则可能表示为: la Salle -姓，Robert de -名。
如果难以直接地识别作者的姓与名，可使用搜索引文作者的论文，并参照作者本人在其参考文献中的引用表示来判断。
论文或专著题名的大小写问题
期刊类文献中论文题目通常只有首字母大写，其他一律小写(专有名词除外)，专著类文献的题名通常采用各实词的首字母大写形式.
对于专著来说，除标注出版年外，还应在专著题名后标注版次(仅对多版本而言). 版次序号通常采用阿拉伯数字序号的形式(2nd ed，3rd ed，4th ed，等)，描述性的版次也应采取缩写的形式(如“New revised edition”缩写为“New rev ed”). 如果引用是多版本中的第1版，则应相应地标注“1st ed”，对于只有惟一版本的专著，无须标注“1st ed”.
期刊名缩写
(1) 缩写的方法通常是用截短的方法，即省略词尾字母(至少2个); 有时也可采取压缩(删节单词中间的字母)的方法缩写单词. 如: “Country”缩写为“Ctry”，“Zeitung”缩写为“Ztg”; Journal只能缩写为J.，所有的“-ology”都缩写到l.
(2) 只有一个单独的词所构成的期刊名不予缩写. 如: Nature，Science不可缩写.
由多个单词构成的期刊名中，由只有一个单音节或5个(或少于5个)字母组成的词一般不缩写.
(3) 冠词、连词和前置词一般应从缩写刊名中删除，如果这些词是期刊名的人名、地名或术语的组成部分时，则不可省略. 如: In Vitro Cellular and Developmental Biology应缩写为In Vitro Cell Dev Biol.
必要时保留“and”的缩写“&”，以使缩写刊名更加清楚. 如: 完整期刊名Journal of Mathematics and Physics和Journal of Mathematical Physics，缩写刊名分别为J Math & Phys和J Math Phys.
(4) 同一缩写词不能用于无关的词. 如: Ind适合于同词根的Industry或Industrial，但不适合Indian，Indiana等.
同样，一个单词不可以有不同的缩写. 如: International的正确缩写为Int，不能同时缩写为Intern或Int’l.
(5) 缩写期刊名的词序应遵循完整刊名的词序. 刊名中的团体或机构名可予以缩短. 如: Bulletin of the University of Nebraska State Museum可缩写为Bull Univ Nebr State Mus.
(6) 完整期刊名中的标点符号(包括上撇号’)和发音符号缩写后均不保留. 如: Child’s Brain缩写为Childs Brain; Biomaterials，Artificial Cells，and Artificial Organs缩写为Biomater Artif Cells Artif Organs.
对复合词的缩写保留连字号，如: Technish-industrielle Rundschau缩写为Tech-ind Rundsch.
用逗号来区分刊名缩写和分辑、丛刊或副刊名的缩写. 如: Journal of Botany Section A应缩写为J Bot，A或J Bot，Sect A.
(7) 同一期刊以多种版本出版，且缩写后的期刊名相同时，在刊名缩写后面的括号中应加注合适的区别性短语. 如: Impact Science et Societe (French Edition): Impact Sci Soc (Fr Ed); Impact of Science on Society (English Edition): Impact Sci Soc (Engl Ed).
(8) 缩写单词的第一个字母需大写
出版地和出版社
专著(书籍)类出版物，需标注出版社名和出版社所在的城市名，即: “出版地: 出版者”.
如果专著中载有多个出版地，可只著录其中一个处于显要位置的出版地，如: London: Butterworths，1978 (原文: London Boston Sydney Wellington Durban Toronto: Butterworths，1978).
如无出版地则要注明“Place of publication unknown”，“Place unknown” (出版地不详)等相应的词.
出版地和出版社的缩写规则：
(1) 通常可删减的词: 冠词(a，an，the，les，等); 介词(of，de，等); 著名出版机构中具有“出版公司”含义的词(Press，Editions，Books，House，Publishers，Librairie，Verlage，Inc.，Ltd.，C.，Corp.，等).
对于不知名的出版社，则应保留其中具有“出版公司”含义的词(如可将Press缩写为Pr，Presses缩写为Prs，等);
隶属于大学(University)的出版社(Press)，一定要保留Pr，因为大学本身也可以独立从事出版活动，而不必通过其附属的出版社
(2) 出版社名称中专业性学术协会或机构的名称应保留，但可缩写，如: Assoc (Association)，Coll (College)，Inst (Institute)，Soc (Society);
如果出版社的名称包含有人名，保留姓即可. 如: Harry N. Abrams (Abrams); W. W. Norton (Norton); John Wiley (Wiley).
(3) 如果删除某些词汇后只留下形容词，则不可删除，如: Academic Press不可删节为Academic.
(4) 以知名机构或学会名称表示的出版社通常可缩写成大写的首字母，如GPO (Government Printing Office)，ISO (International Organization for Standardization).