在2002年1月7日，全国建设工作会议上，汪光焘部长提出：“要完善工程监理制度，提高工程监理水平，要建立严格的监理责任制度，规范工程监理企业的行为，对不履行监理责任的企业要依法查处”。随着监理事业的发展，监理作为工程建设中独立行使职权的第三方，在当前的建筑市场经营活动中扮演着越来越重要的角色，日益显示出其重要的地位和作用。监理企业是“以人为本”的服务型企业，监理人员素质的高低，直接体现出监理人员自身职业道德水平和监理企业的形象。而监理工作内容中的各个重要环节都离不开“签字”这个必要的程序。因此。监理工程师如何用好签字权，把握好签字关，是监理工程师的重要职责之一。
一、“签字”关口存在的问题
1、不规范的签字形式
监理事业经历了许多年，每个监理人员几乎天天与文件资料打交道，然而到今天为止，我们仍然能够见到许多在签字环节上发生的令人担忧的现象。姑且不论监理人员在文件资料上签字的对错，仅就签字的形式就五花八门；有的签字字迹潦草，辨认不清；有的签字评语文不对题，前后矛盾；有的与施工单位报表混签，认不出谁是施工单位人员签名，谁是监理人员签名；有的签字无时间记录或时间记录落笔与报表前后不一致；还有的用元珠笔、铅笔、彩色笔等不能用于存档的墨迹代替可以用于存档的钢笔墨迹，甚至有在草稿纸上签字作为原件的情况。除此之外，乱签字、代签字等现象也经常见到。尽管大多数监理人员自觉地按监理行业的要求执行，特别是监理规范在2001年5月1日开始实施以来，对推动监理事业的发展和监理行业的规范化起到了十分积极的作用，但与之密切相关的档案制度和公文处理规定等却知之甚少。这些现象的发生，暴露出少数监理工程师在相关知识方面的涵盖面的局限性，使监理企业的形象受到损害，监理工程师的个人威信也大打折扣。因为在监理工作中，监理方常常要求被监理的施工企业标准化、正规化、表格化，而监理方自身连签字都规范不了。相比有的大型施工企业，特别是通过ISO9000质量体系认证的施工企业在投标书、施工组织设计、竣工资料等文件资料，从内容到形式以及外观包装都达到相当水准，签字盖章也正正规规，使得有些监理企业拿出的资料相形见拙，处于被动和尴尬的局面。
2、缺乏敬业精神，签字随意性较大有个别监理人员在监理工作中没有意识到本职工作的重要性，缺乏敬业精神，不去认真调查和了解事情的来龙去脉。常见有的监理工程师由于现场工作较忙，收到的报表、文件资料等，不问缘由，不看内容，提笔就签，等回到办公室细看时，却大呼上当：有的监理工程师不是及时处理手头待签字的报表、报告等文件资料，自己又不做好监理日记，等到工程到了一个阶段或工程收尾一并处理时，由于时间长了无法核实，那些没有经过自己检查的内容也夹杂在一起，一时半刻无法分别开来，又不愿意下功夫搞清楚，只好违心地签字。遇到有些涉及到工程中较大的问题发生后才知道事态的严重性。还有的监理工程师干脆对报上来的文件资料长期留置，不闻不问，久拖不决，等到走人时，不是不予签字，就是随手涂鸦，有的竟然签得莫名其妙，文不对题。个别监理工程师，特别是总监理工程师挂职几个单位或在一个单位同时担任几个项目的总监，对报表、文件根本就无法顾及，成了签字总监。
3、不讲原则的签字
以前，监理工程师在为业主监理服务过程中，深感没有签字权所陷入的被动局面，即使有签字机会也只是走走形式而已。因此，非常渴望有真正实际意义上的签字权。而今，监理工程师在这方面有了根本的改善，甚至是绝对的权利。但是，个别监理工程师却没有珍惜业主的委托去认真履行自己的职责，签字关口上主观意识太强且带有明显偏向，在工作中采用双重标准；对业主方时，过分讲求人际关系的和谐，对业主代表百依百顺，叫签字就签字，从来不问原委，有时明知不对也不坚持己见，而以妥协为安；对被监理方，则视其与业主方关系的程度和背景以及自身的需要而定，把签字当作了权衡利弊、用于交易的法码。讲私人感情，放弃工作原则。有时为了应付检查，在不符合程序和手续的报表、文件上签字，甚至在伪造、编制的报表、文件、证件等书面材料上签字。有的则将签字权任意交给不具备资格的人签字。
二、解决问题的途径和方法
1、要把签字环节当作管理工作的重要内容
从以上表述的现象和问题中可以看出，出现的问题既有监理企业管理水平方面的问题，也有监理工程师自身素质方面的问题。作为管理工作的内容之一，是要求监理企业把签字环节提升到一个管理高度去对待，加强对监理工程师思想方面的教育。量材录用，不仅仅是技术水平，更重要的是要有职业道德，有敬业的精神：在处理问题时要深思熟虑，尽职尽责地去完成每一件事。同时，对监理工程师和法律意识的培养也是不可或缺的一个方面，要让监理工程师意识到：签字是有责任的，签字是有条件的，签字是有代价的：监理工程师签字既是监理工作程序的需要，同时也是权威、信誉的标志。既要充分体现监理工程师行使独立的第三方权利，又要防止在签字的关口上多一层腐败的阴霾。
2、监理工程师应当珍惜手中签字的权利，用好签字权，把好签字关
对于监理工程师个人而言，要想成为一名合格的监理工程师，不仅要有良好的身体、过硬的技术，而且要具备广博的知识和廉洁自律的思想品质。监理工程师在监理工作中的行为表现实质上是个人综合素质的体现，一个看似不经意的签字，却能考证一个人对工作的态度。因此，监理工程师应当珍惜手中签字的权利，用好签字权，把好签字关。监理工程师自身素质的提高，是推动监理事业朝气蓬勃、健康向上的强大动力。
3、签字环节中应当注意的几个方面
如何用好签字权，把好签字关，笔者认为有以下几点可供借鉴：
（1）分清文件类型，明确职责权限。从目前监理行业的情况看，绝大部分还处在工程施工阶段监理，监理工作内容所涉及到的文件资料主要有三类：一类是技术管理性文件（包括项目批准建设文件、合同、决算、会审记录、技术方案、报告、测量交桩复验记录等)；二是质量控制文件（包括原材料、构件检验资料、主体结构质量保证资料、施工记录等)；三是工程质量检验评定资料（包括单位工程、部位、工序等评定资料)：对于这些文件资料的签字，监理人员是按责任的大小和专业的划分进行分工合作的，其中监理工程师要签字的文件最多。因此监理工程师首先要分清文件类型，明确自身职责权限，知道什么文件该签，什么文件不该签；什么时候可签，什么时候不可签。应当签的，义不容辞，并在规定的时间内完成，不能在手中形成一道无谓的关卡。不能签的，理当拒绝，但必须有充分的理由。然后依据合同、设计文件、标准、规范等行使监理工程师权力。
（2）掌握控制要点，调节轻重缓急。监理工程师一般是在工程项目的现场办公，主要对工程进度、质量、投资三个方面重点把关，而这三个方面都源自于合同的要求。因此，监理工程师首先应对合同中的条款进行认真分析、理解，然后按合同确定的目标对进度、质量、投资三个方面设立控制要点，明确签字把关的基本原则。在实际运用中，对各种类型的文件分清主次、调节轻、重、缓、急。在签署的批语或意见栏中，把握签字的度，坚持原则性和灵活性相结合的策略，能用文字说明的尽量用文字说明，做到内容简练，针对性强，表述恰当。同时，字迹清楚，格式正确，时间吻合。
（3）慎重对待签字，注意自我保护。监理工作是以文字为凭证的。签字就意味着责任，有时是要承担法律责任，因此要慎重对待，同时注意自我保护。如下几条忠告，希望能对从事监理工作的同行们有所帮助：
?认真对待每一份文件，特别是重要文件，不要在文件上随便签字
?对事后报上来的文字资料应慎重对待
?有疑难问题陷入困境又不便直言陈述的应在签字意见栏中用文字简述，留有余地，以防止今后说不清楚
?签字的文件属较大事件的，应备存或记录在监理日志中
?对无图章、无签字、五日期或日期不符、文字说明较为含糊、明显超报工程量或工程款项、夸大业绩的报表、文件均要问明原委，提出改正意见，经审核符合要求后再签字
?不要轻率地代表他人签字，也不要轻易地委托他人为你代签
总之，把握好签字权是监理工程师职责所在，也是自身素质培养的重要内容之一。如何及时、准确、客观、公正地签署手中的文件资料，就需要在监理工作中多实践，多总结。在加入WTO以后，按照国际惯例，今后个人签字权的作用将越显得重要并具有法律特征。