看到不少坛友在谈论监理资料，禁不住也想凑个热闹，胡乱谈点个人感想供大家指正。
我个人认为监理资料可粗分为两类。一类是由项目监理机构在工作过程中内部独立生成的，如：监理规划、专业监理实施细则、监理通知单、监理月报、监理日记、监理例会纪要等。另一类是来自于外部，经过转化（主要是签署各种意见）形成的，如：各类报审（验）表及其附件等。
好的监理资料（及时生成、完整真实）在关键时刻是监理人唯一的“救命稻草”。因为一旦有事，只能自己证明自己的清白，自己替自己开脱。到那时绝对“没有救世主”和“神仙皇帝”，到那时“莫斯科不相信眼泪”，到那时可以被采信的只有这些我们能够提供的“白纸黑字加红章”的东西。
监理资料绝不能让施工单位“代劳”，这种图省事的做法是在冒“替别人数钞票”的风险。真到要“开炮”时才发现人家给你提供的“炮弹”里装的全是“沙子”根本“打不响”，这时也只能活该自认倒霉。监理是一个具有风险性的行业，万不能心存侥幸，凡事只有事必躬亲才敢高枕无忧。
监理资料的生成必须及时，尤其是监理通知单，最好能在口头指令发出半小时内形成文字。我曾经遇到过这样一件事，工地巡视时发现施工中存在严重问题，当即口头要求施工单位立即纠正，回到办公室马上生成监理通知单并发送施工单位及建设单位，前后不超过40分钟。就在通知单发出后不久，建设单位一个伙计（这种人在工地上不少见，总是想方设法找监理毛病，替施工单位出气）怒气冲冲地找上门来，一进门就问：监理是干吗吃的？???都干成那样了你们就没人管？把监理通知单和发文记录拿给那厮一看，顿时偃旗息鼓。当时如果没有“立书为证”，估计怎么也得和那撮鸟“低声下气”地吵一架。
监理资料的完整不是指多多宜善。这样做不是给监理自身增加工作负担和成本消耗，就是给施工单位带来麻烦，引起无谓的抵触。比方说，能够放在一起报验的进场材料，就完全不必要求施工单位分开报验（当然要有前提条件：进场时间相差不多，确实都通知监理进行过查验，几批（类）材料的“证件”齐全，没有“浑水摸鱼”）。再比方说，不论发现问题的轻重与否，动不动就发监理通知单。“纸币的大量发行必然带来货币贬值”对监理通知单也是一样，发得太多太烂就“不值钱”，既降低了监理工作力度，有损监理的权威性，也造成回复困难，反而影响到资料的闭合，影响到资料的完整性。
该监理自己生成的资料，只要总监多督促多操心，很容易做到完整。但施工单位的报验（审）资料要想完整收集就存在一定的难度。实际操作中，施工单位的资料不是相对滞后，就是“错”“漏”很多。除了项目监理部严格要求紧追不舍外，还应该想办法寻求“外援”，努力做通建设单位的工作，讲清资料收集的重要性，以求获得建设单位在资料催促工作上对监理的支持。
监理资料的真实性其实就是如实填写，切实描绘监理工作的轨迹。合格就写“合格”，有问题就写明存在什么问题，“整改后再报”。没必要有“替别人留点面子”而抹杀自己的劳动成果的想法。例如：有一次两家施工单位报施工组织设计，编制都明显存在问题，我的两位监理工程师审查时也都发现了问题，其中一位直接在报批表上写明存在哪些问题，修改后再报，另一位不好意思这么写，找来施工单位的人口头说了说，让人家拿回去改了再报。最后尽管两家施工单位都按要求做了修改，但施工组织设计传递到建设单位后，建设单位的负责人看到附有两份报批表的施工组织设计时对我说：象这样敢说敢管的监理我们欢迎，你们一定要多派这样的人来。同样的付出不同的结果，使人感想颇多。
如实填写的前提是：必须是自己确实验看过，到底是怎么个情况自己心里很清楚。万万不能看也没看就随意签字。切记：自己吃饭的家伙可不是拿来开玩笑的！
监理资料的现场管理最麻烦的是如何分类编目。随便装个盒（夹）显然不合适，这样以后查找很不方便。前边提到的第一类资料就按其名称自然分类一般不会有什么问题，难就难在第二类上，可以说没有定式可言。总是要结合项目的规模及复杂程度，施工单位的多少和承包方式等等具体情况综合考虑，初步方案确定后试行一段时间，还可能进行必要的调整与完善。虽然具体做法很多，但衡量是否合理的标准只有一条：方便调阅。即只要是想查找资料的人，自己面对台帐无须他人指点就能知道要找的东西放在哪就行。
要想搞好资料管理工作，必须舍得投入，至少盒子夹子要管够。
另外还想多罗嗦一句：发文登记本你有吗？没有赶快弄一个，免得以后人家“赖帐”。