一、在施工中的角色定位
随着监理工作走向法制化和规范化，对建设工程施工监理资料提出的要求也就越来越高。一项工程由监理部进驻工地开始工作起，每一项施工过程都有其具体的工序管理和资料收集方法，记载着监理对工程控制的依据和实效。从开始的施工组织设计（方案）核查和建筑基准点、标高、测量放线的报验（复核），到开工报验和施工直至工程竣工验收，都有严谨的程序和大量、多方面的原始报验资料。这些资料的收集整理是由监理资料员负责的。要完成以上监理过程的真实记载，不仅要有监理部的自身工作成果为依托，而且还需要有建设单位、施工单位、设计单位和供货单位等多方面的支持才能完成。所以监理资料员的工作是贯穿于整个施工过程的每一步和每个环节，与各个部门、各个专业都相关连。当回顾和检查监理工作时，应检查监理资料是否做的完好和有序、规范和真实、及时和准确，因为监理资料能反映出监理部工作的质量和可作为施工过程中追溯的依据。因此，监理资料员在监理部处于举足轻重的位置，资料员对监理资料的管理水平，从一个侧面反应出监理部的规范程度。
1．监理资料员的基本素质。
监理资料员按照总监的规范要求，进行指导、审核监理员反馈、汇总的各项数据和资料，通过标准化整理、编制目录并进行归档，确保施工资料的整齐、客观、全面。那么，对于监理资料员的专业素养和职业操守有很高的要求，主要表现以下几个方面：
（1）对于施工资料管理的有关规定必须了如指掌。《建筑工程施工质量验收统一标准》有明确要求，监理资料员工作中必须掌握的质量验收规范和其他的14项专业工程质量验收规范，具体是：建筑地基基础、建筑地面、建筑装饰、建筑采暖与给排水、砌墙、混凝土结构、钢结构、园林绿化规范通风与空调、建筑电气、建筑电梯、智能建筑、消防、屋面、地下防水等。
（2）对于有关报验程序、报验报审表和质量控制资料必须及时搜集筹备。诸如工程开工之处监理要准备或审查的文件和资料，需要监理资料员事先准备好相关文件和资料。
（3）对于工程的验收程序、工程分部以及分项工程划分标准可以全面认识。主要包括“检验批”，“分部工程”，“单位工程”，“分项工程”，“子单位工程”，“子分部工程”等等，有充分了解。
（4）对于监理资料文档管理和相应文字处理可以胜任。在处理监理规划和细则问题上能得心应手，编写监理月报、监理日志、会议纪要和以及其他文书等，还要熟练应用信息化技术。
（5）对于各部门的协调能力有较高要求。监理资料员要和不同单位或部门、不同专业人员或领导打交道，因此，在协调各种关系上要能做到互相信任、互相支持。
2．做好监理资料员的要求。
（1）资料员必须认识到建设工程竣工档案资料是建设工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值（建筑工程施工技术资料可以客观反映整个动态的施工内容和过程，记录施工每一个环节的原始依据在工程竣工交付时必不可少，方便工程监理开展）的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。
（2）资料员外业必须了解施工顺序，熟悉施工工艺，掌握施工进度和施工质量状况；内业必须熟练掌握建设工程施工质量验收统一标准和各有关专业工程施工质量验收规范。要善于收集积累各种载体的资料“空白表（样表）”，日积月累地充实收集、甄别、编辑和整理资料的能力。资料员还必须不失时机地提出各种检验检测的时机，在某种检验检测的条件具备前1～2周，给领导提出检验检测的表示，因为检验检测也需要在“有资质”的单位中进行甄选后签约，甄选签约需要时间，检测检验有外业，还有内业报告（数据整理、校对）。鉴于建设项目参与各方人员对国家和地方的现行规定的掌控程度参差不齐，因此，资料员要利用例会等各种机会，适时向有关方面宣传相应的检测项目，以便结合进度，作出合理安排。
（3）资料员必须具备一定的实践经验对施工操作面以及实物质量具备“目测口估”能力，有些分项工程质量要求不能用“靠、吊、量、套”，只能用“看、模、敲、照”了解其质量状况；如《屋面工程质量验收规范》GB 50207的验收条款。
（4）掌握GB 50300标准的验收要求 《建设工程施工质量验收统一标准》GB 50300－2001规定单位工程验收合格应符合：各个分部均应合格、质量控制资料完整、安全功能检测合格、主要功能符合规范、观感质量符合要求；也就是说对质量标准有一个整体上的掌握程度要求。
（5）对建筑识图，建筑材料，房屋构造，建筑施工技术，施工技术资料与管理，建筑文件整理规范等，有一个基本掌握。
二、监理资料员管理资料的主要途径
1．做好监理资料交接。监理资料员对施工单位（无论是总包还是分包）的相关资料进行报审和交底的过程中，需要把握三个方面的标准：首先，要知道不同格式报表的如何填写以及注意报验时间的期限；其次，要知道各项制度的规范，主要是报验制度、见证取送样制度、三证及准进场报审表等具体内容；最后要知道建设工程检查签证的有关规定，认真贯彻内部自检、联合检查和签证的制度。
2．做好监理资料筹备。建设工程推进的每一个环节，都是严格部署、有计划进行的。那么，监理资料员应该对所有环节的资料和报审心中有数，及早筹划。因此在施工前就应该估计到建筑施工过程的各项基本资料如何准备，如何管理。比如主体混凝土结构工程施工过程中，监理资料员需要提前备齐这些资料：首先，从工程部取得混凝土结构施工组织设计的执行方案，进行审批之后进行备案。其次，搜集混凝土子分部工程和装配式结构等分部工程的数据资料，准备检验批所需要的全部资料。再次，检验批资料主要是：各种材料和配件等产品的合格证（比如质量认证合格证、证检测报告、规材料性能检测报告、产品三包服务等）、抽样检验报告、进场复验说明书、施工过程各种工序交接检验记录、隐蔽工程验收报告等。最后，国家有关规定所应报审的资料。
3．做好监理资料分类和编制。做好监理资料管理的核心是对资料正确分类及编制。根据《建设工程文件归档整理规范》的要求，一般是5大类12章共计71条款的规定。监理资料员根据规范的明细表，详实地登记和汇总全部的施工资料。加强监理资料员定期培训和绩效考核，不但强化业务能力和素养，确保每一项监理项目资料得到规范全面、分门别类、条理清楚和标准统一的管理，既促进监理工作的顺利开展，也提升建筑施工的安全性。
三、有关施工监理的借鉴和经验
资料监理员一定要掌握基本资料：“人；规范、标准和资料；设备和软件；图纸、施工组织设计、工程量清单；定好分部、子分部、分项工程和检验批次；材料进场计划与材料（构配件）实验计划”三检“计划”。重视程序与其对应的内容，查统一标准规范与对应验收规范要求的、建筑工程竣工验收技术资料统一用表软件对应表帮助栏说明，才能确保监理工作的高效运行。笔者对一些好的做法进行了总结，供大家学习。如用“材料检测批量及其代表量的汇总表”评价来反映符合“主控项目检测批量符合要求”这一“强标”要求；测量资料中的平面定位表（或加上附图），表现出沉降基准点的坐标与高程、沉降观测点与轴线的关系、建筑物的控制点坐标、±0.000相当于绝对高程、场区与建筑物红线坐标、控制轴线，来考核该工程符合规划性、工程竣工后，利用此表起到现场复测沉降变化情况，用考核测量资料中测量人的资格、测量仪器的标定、测量偏差、验收规范依据来评价测量资料的有效性；对反映工程质量主要指标的“材料检测批量及其代表量的汇总表”、“测量资料”、“检测报告”汇总表、混凝土等的“强度指标”、“主要的分部分项评定”、“技术问题记录”、“质量控制资料核查记录”、“工程安全和功能核查和主要功能抽查记录”、“工程观感质量检查表”必须由施工单位的项目技术负责人与监理工程师签字加盖注册章和加盖单位公章，并加以评价来起到控制好质量的作用。