工程建设过程中，自始至终产生着大量的文件，这些文件有的在工程竣工后需进入基建档案，有的则涉及到对工程质量、进度、造价等控制的追溯和依据；所以监理对工程文件必须进行仔细地审查、缜密地审批，尤其对于初入监理行业的人员，更需学会和掌握好这一基本技巧。本文阐述常见、常用的一些工程文件审查、审批的注意点和方法。
1 通用原则
(1)所有文件必须审查盖章(质量验收记录除外)、签字(签名)、日期，盖章视要求不同有盖单位章、项目章、合同章、质检章之分；并审证件有效日期。文件(包括复印件)必须字迹清楚；外文资料应提供中文本。各单位发的文件宜有明确的顺序编号。
(2)工程文件的填写格式和使用表格须符合当地城建档案和建设工程质量安全监督的规定及要求。
(3)审批应慎重严密，并有依据和事实，主要的依据有现行法规、条例、合同、设计、规范、会议记录等。
(4)审批必须注意时效，尤其对于需否定的文件，批复更要及时，以免引起工程质量问题和索赔事项发生。
(5)审批还应当写明同意与否及需要申报人补充的内容。
2 开工报告审查和审批
(1)审查开工条件：各种报建手续已办妥或备案，合同已签订，设计图纸已审批，施工组织设计(方案)已审批，现场平面布置及“三通一平”已完成，施工资源已配备和落实等。
(2)开工报告须盖单位章，不能用项目章代替。
(3)开工日期须符合合同规定的开工日期要求。
(4)审批应写明同意何日开工或指出尚需加以达到的开工条件。
3 施工组织设计(方案)审查和审批
(1)审内容的完整性。包括编制依据、工程概况、项目机构组成、施工方法、质量管理制度和质保体系、进度计划(网络或横道图)、施工资源(劳动力、机具、设备)配置、安全文明施工事项、现场平面(临设布置)图等。
(2)审编制依据的正确性。如依据中列出的各项法规、规范、规程必须是现行有效的，且适用于本工程涉及的全部工程范围和专业。
(3)审针对性和可操作性。施工组织设计(方案)中有的是大部分照搬、转抄其他类似工程内容，往往与本工程不合或差别较大，对具体施工指导意义不大；有的篇幅虽不小，却充满泛泛的原则性空洞条文，似严格全面，实则花架子，操作性差。尤其吊装、调施方案，更须审针对性和操作性，如吊装方案中对吊装用的所有机具和锚固点均应通过计算，确定其受力及位置(一般在实施时不得更改，如有更改则需重新计算)。
(4)市进度计划。计划工期须满足合同工期要求；单位工程的进度计划宜细化到分部，分部工程进度计划宜细化到分项，高层或多幢建筑工程的进度计划宜细化到楼层批或幢数；并审查各专业、各工序间搭接的合理性和可行性，审资源配备对进度能否满足和保证。
(5)封面必须加盖单位章和审批人(单位负责人或者总工)签字，不能用项目章和项目技术负责人签字代替。
4 图纸会审
(1)审图纸有效性。图纸须盖有有执业资格单位的“设计文件发行专用章”和“施工图设计文件审查专用章”，有执业资格设计师的注册章：签字栏中的设计、校对、审核、审定、专业负责、设计总负责等签字齐全。图纸需经政府相关部门(规划、消防、人防、环保等)审批的已有批文。
(2)审设计深度。设计说明、施工说明包括图纸下方的加注条文是审图的重点，如对工艺参数、工况要求和主要设备、材料的选用等设计均应有阐述；设计图纸应能满足施工需用，包括有系统图和必要的剖面图等图纸。
(3)审设计正确性。应符合有关设计的规范，尤其须审是否符合规范中的强制性条文和防火规范规定的要求。
(4)如是各专业共同会审，需审专业间的相关性和结合点，如风管、风口与建筑的接驳，水、电、风管线密集部位的布线设置方式等是否合理可行。
5 分包单位的资质审查和审批
(1)审资质。营业执照、施工(生产)许可证、企业资质等级证、税务及财务现状证明、法人(法人授权)资格证、主要管理人员的学历、职称、执业资格、资历证明，近期同类工程的业绩等，必要时进行考察。
审证要细，如审营业执照，需看其企业性质、成立日期、注册资金、经营范围，以大概判断企业的规模、知名度和专业性。
(2)审分包性质：不得属于转包、肢解分包、层层分包等违法行为，不然予以否决。
6特种行业和特种作业审查
(1)特种行业，如：幕墙、电梯、锅炉、压力容器、消防等企业须审查其设计、生产、安装等执业资格许可资质。
(2)特种作业人员，如架子工、电工、焊接、起重、电梯等施工人员须审查其操作许可资格。
7 材料、构配件、设备的审查和审批
(1)审选用的正确性。型号、规格、材质、性能及检验指标、晶牌须符合设计和规范的要求以及业主对品牌档次的要求。
(2)审产品的合格证件和资料。产品须有近期全套产品检验(型式检验和出厂检验)的合格证明，设备产品尚须有安装、使用、保养说明等资料，软件类产品资料还须提供程序结构说明和接口规范。有国家强制要求的产品须审3C认证；对有防火、防爆、防水等特殊要求的产品须审其性能指标检验；对计量类产品需审计量管理部门准许的资格证，进口产品则须审商检证。
(3)由代理商出具的生产厂检验证明的复印件，须盖代理商红章并注明原件存在何处。
(4)需现场抽样送检的材料和安装前需进行检验(如阀门、喷头的严密性检验)的产品须检验合格并作记录。
(5)审批应写明产品经外观检查(检验)是否合格，所选是否符合设计和规范要求，是否准许进场及同意用于拟定部位或指出尚需提供的所缺证件，查证后再定。
8 质量验收记录审查和审批
(1)工程质量验收的划分按“建筑工程施工质量验收统一标准”(GB 50300—2001)规范执行。
(2)工程质量验收标准按专业规范和设计要求，须填写清楚完整，如管道工程压力试验记录，需有管段号，材质，工作压力，温度，强度试验的介质、压力、时间及结论，严密性试验的介质、压力、时间及结论。
(3)审批需写明经检查的主控项目、一般项目是否符合规范要求和施工质量是否合格；如对管道工程压力试验记录审批，尚需写明在试验压力下观察的时间及压力降，稳压的时间等过程。
9 工程进度款审查和审批
(1)审工程完成量。现场实测经检验合格的工程完成量，并审查其质量验收记录。
(2)将已完成的工程量在图纸上作出相应的标记，写明完成的月份。
(3)审批应写明按合同规定比例应支付的金额及按合同规定应扣除的金额。
(4)建立进度款审批台账，台账上列出每月的申报量和核定量，注意当分项累计将超出工程量清单(或预算)中该项的全部量时，应慎重审批并认真分析原因。
10 工期延时及索赔的审查和审批
(1)审依据。索赔的理由和证据，核查引起延时和索赔的事实，判定属于承包方或非承包方的原因及按合同规定各方应负的责任。提出索赔的时效应在规定时间内。
(2)审批应写明该项情况是否属实及索赔理由是否成立；写明超出进度关键线路需延时的天数、按合同规定和费用计数依据算出的金额。
11 事故报告的审查和审批
(1)申报告内容。事故的经过情况和初步分析、事故性质、事故造成的经济损失及人员伤亡、补救措施和初步处理意见。核查事故的经过情况事实。
(2)审批应写明事故情况是否属实及报告中各项内容是否正确以及需补充报告的内容。
(3)重大事故须与发生事故单位及时上报到政府质量和安全监管部门，接受调查处理。
规范地行使对工程文件的审查、审批是监理的职责和权力，认真正确地审查和审批是对工程有力、有效进行“三控”的保证。