首先，在拿到招标文件的时候，不要盲目的编写，技术文件和商务文件都是如此，应该先仔细阅读招标文件。
写标书最怕拿来主义，即便是技术文件也不要把以前类似的技术方案全部照办拿来，因为每个项目的要求都有所不同，所以在拿到招标文件后，必须仔细阅读招标文件的每一项需求，然后再按照招标文件的需求逐一响应。
对于商务文件更要尽量完全响应招标文件的要求，以下几方面应该特别注意：
1.投标保证金：
支付形式
01.仔细阅读，标注重点
招标文件是对招投标双方都具有约束力的法律文件，招标人对投标人的要求完全体现在招标文件中。投标人在编制投标文件前，必须把招标文件从头到尾认真仔细地阅读，不放过任何一个细节和疑问，对重要的内容要反复研读，加深理解，同时应认真审查本招标项目的施工图纸、核对工程量清单。
重点信息要标注比如：
投标的截止时间、地点，投标文件数目要几本，形式有哪些？
报价，招标资质要求，技术规范要求，封装要求，签字、盖章、需要盖章签字的地方、投标文件的骑缝章、封面、涂改处、某些资质复印件等项目名称、编号、招标人、投标人等重点信息一一罗列。
02.投标信息管理系统
在标书编制过程当中，招标文件里需要设置技术人员、单位业绩等诸多限定要求。如何方便、快捷地找到标书内所需的信息，对于编制出高质量的投标文件，建立好规范、科学有效的投标信息库就显得尤为重要。
要建立规范、科学有效的投标信息库。投标信息管理系统作为一个投标所用材料的集合体，必须具备内容的全面性、系统性、及时性和搜索的便捷性，并具有各种证件到期提醒功能，具有更新内容的提示窗口等人性化设计。投标信息库模块可由标书、人员、单位业绩、企业信息、业主信息和行业信息等几大块组成。