对于资料员从事人员对于工程资料的编制和整理是一项非常复杂和繁琐的事情。那么资料员从事人员需要了解在资料员的编制依据和资料提交审核以及对于资料的验收知识。
资料的编制依据和历史沿革
1）原上海市建筑工程管理局1988年11月23日以沪筑管（1988）技字第315号文件印发的《单位工程施工技术资料管理的若干规定》，依据《建筑安装工程质量检验评定统一标准》（GBJ 300－1988）的表式规定，将施工技术资料分为A册——施工技术资料汇总及竣工图、B册——施工技术管理资料、Ｃ册—— 施工管理三册，其中Ｃ册又分为Ｃ1册——施工组织设计、Ｃ2册——施工管理、Ｃ3册——质量评定三个分册。
2）《建设工程质量管理条例》生效后，我国推行“建设工程竣工备案制”，备案制文件先后颁发了：
①建设工程竣工验收报告
②建设工程竣工验收备案表
③分项、分部工程质量验收证明书、电梯分部工程质量验收证明书（安装补表二）
④施工单位工程质量竣工报告（合格证明书）
⑤勘察单位工程质量检查报告（合格证明书）
⑥设计单位工程质量检查报告（合格证明书）
⑦监理单位工程质量评估报告（合格证明书）
⑧工程款支付证明
⑨工程质量保修书
3）《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328－2001，2002－01－10发布，2002－05－01实施
4）上海市城市规划管理局2002年5月8日以沪规法〔2002〕287号文印发的《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》，2002－06－15实施
5）《建设工程施工质量验收统一标准》GB 50300－2001，2001－07－20发布，2002－01－01实施
6）2002－01－10发布，2002－05－01实施的《建设工程项目管理规范》GB/T 50326－2001，在其条文说明中又给出了“工程验收报告”和“工程竣工验收报告”二个表式，后者与备案制文件的同名表式又有些差别（既要注意相互吸纳融合，又必须以工程所在地管理部门的表式为准）。
7）有关验收、行政许可和行政备案均对资料文件有各自的不同要求，工程建设参与各方出自自身的需要，也会对资料文件提出相应的要求。
2 资料递交要求
1）凡注明原件的，必须提交原件。
2）各种许可证等复印件复印时不得改变原件的大小。
3）竣工图修改应注明修改依据，修改依据性文件应注明所修改的竣工图图号，二者必须呼应。
4）变电站、独立的水泵房、煤气调压站等既专业、面积又小的工程，可向城建档案管理中心写个情况说明，其工程档案资料可由建设单位自行管理。
5）设计变更为蓝图，可直接加盖竣工图章，予以认同，不再画竣工图；设计变更不是以蓝图方式表示的，此设计变更只能作为变更依据性文件，必须在竣工图上作出标注。
6）档案管理机构要的只是A册中的一部分；质监站审查的重点是B册——材料检测报告&合格证；施工检验报告&合格证；构配件检验报告&合格证；工程检验报告。
①材料试验主要有：砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热材料、隔声材料、防腐材料、防火材料、外加剂、界面剂、轻集料、涂料、批墙腻子、电焊条、焊剂、挤塑板、建筑胶水等；
②施工试验主要有：填土干密度、砂垫层干密度、砂浆配合比、砂浆抗压强度、混凝土配合比、混凝土抗压强度、混凝土抗渗强度、预拌混凝土出厂合格证和复试报告、钢筋接头试验报告、防水工程试水检查记录、楼地面有无倒泛水、屋面坡度检查记录等；
③构配件检验主要有：底层架空板、排烟道、防撬门、外墙门窗的空气渗透、雨水渗漏、抗风压性能试验报告（简称门窗三性报告）等。
④工程检验报告主要有：桩基静载荷试验、加固地基的静载荷试验、基桩低应变动测、室内空气质量检测报告、建筑物沉降观测报告，还有问题部件的非破损检测报告等。
资料审核要点
注意工艺逻辑关系 先后时间关系不要搞错。以第i层主体工艺的先后顺序为例，下表说明相关资料的先后日期。
序号 工 序 名 称 资 料 内 容
1 i层放线，0.5天 i层建（构）筑物工程测量复核表，3月9日
2 i层柱纵向钢筋电渣压力焊接筋1天 电渣压力焊接头试样送样，3月9日
3 i层柱钢筋安装1天 钢筋安装隐蔽工程验收、钢筋安装工程检验批验收记录，3月10日
4 i层砌体施工3天 砖砌体隐蔽工程验收、砖砌体工程检验批验收记录 砂浆试块制作 3月11、12、13日
5 i层柱模板安装1天 模板隐蔽工程验收、模板工程检验批验收记录，3月14日
6 （i+1）层梁和楼板用模板架搭设2天 模板隐蔽工程验收、模板工程检验批验收记录，3月16日
7 （i+1）层梁和楼板的模板安装2天 模板隐蔽工程验收、模板工程检验批验收记录，3月18日
8 （i+1）层梁钢筋安装1天 钢筋隐蔽工程验收、钢筋工程检验批验收记录，3月19日
9 （i+1）层楼板下面纵横两个方向钢筋的安装1天 钢筋隐蔽工程验收、钢筋工程检验批验收记录，3月20日
10 （i+1）层设备专业预埋管线的安装1天 预埋管隐蔽工程验收、预埋管工程检验批验收记录，3月21日
11 （i+1）层楼板上面纵横两个方向钢筋的安装1天 钢筋隐蔽工程验收、钢筋工程检验批验收记录，3月22日
12 i层柱&（i+1）层梁和楼板的混凝土浇捣0.5天 混凝土施工工程验收记录、现浇结构检验批验收记录混凝土试块制作，3月22日
1 （i+1）层放线，0.5天 （i+1）层建（构）筑物工程测量复核表 3月23日
2）钢筋混凝土预制桩打入后到进行净载荷试验的间歇时间 不应少于桩周土体恢复或基本恢复的时间，上海市工程建设规范规定，一般粘性土、粉性土宜为4周以上，砂土中宜为2周；灌注桩应满足桩身混凝土养护所需要的时间，一般宜为成桩后28天。
3）注意时间先后照应和衔接 开工报告开工日期，一定要在施工许可证颁发日期的后面，也可以是同一天，千万不得早于施工许可证载明的日期。凡是实际施工日期早于施工许可证载明日期的，必须进行“技术处理”。开工前，先由施工单位放线，监理复核无误后，报告建设单位，由建设单位按《上海市城市规划条例》第四十七条规定向市或者区县规划局检查队申请复验，并报告开工日期，经复验无误并取得复验证明单后，方可开工。技术文件的最低限度要求是“自圆其说”，时间衔接一定要“自圆其说”。
建设工程竣工质量验收，按照企业自评、设计认可、监理核定、业主验收，政府监督的程序要求，施工、勘察、设计、监理单位的合格证书签发时间，可以是同一天，若不是同一天，则施工合格证书最早，勘察、设计合格证书紧随其后，监理评估报告在最后。
4）阅读基桩低应变动测速报 要注意绝大多数是I类桩，极少数是II类桩，决不允许出现III类桩；阅读基桩静载荷检测报告，要注意P—Δ曲线的第二拐点位置、设计要求的单桩承载力所对应的沉降量等敏感数据与其检测结论的吻合程度。
5）要注意复印件的真伪，要善于甄别 对涉及结构安全和主要使用功能的材料、构配件的合格证影印件更应加强真伪甄别。
6）沉降观测资料的审核 要注意沉降速率、差异沉降量的大小，譬如讲，多高层建筑，每上一层结构，作一次沉降观测，可以选取房屋四大角和中路的沉降观测数值，在座标纸上画出曲线，横坐标水平向右为正表示层数，纵坐标垂直向下为正表示沉降量，通过比较四大角和中路的曲线形状，来判断该建筑物的沉降规律，发现异常，及时找寻原因，对症处理。
7）建设工程材料准用证
供方携施工许可证、合同、交易凭证和准用证原件到建设行政主管部门指定地点交工作人员复印，复印在“准用证复印专用纸”上，其正面边框的花纹呈绿色，左下方有“准用证复印专用纸”字样，正面中央通过验钞机可以看到“绿色建材”标志图案；背面注明产品名称、采购者（买方）名称、规格及数量、工程名称（与施工许可证的工程名称一致）、复印申请人（卖方）、交易时间和复印时间，并盖有矩形“准用证复印专用章”。
8）检验砂浆、混凝土试块评定分类是否得当、评定方法是否准确、评定的结果是否正确、评定的结论是否符合设计要求和施工质量验收规范的规定。
砂浆、混凝土试块评定按分部工程分类分别评定。
砌筑砂浆试块通常按地基与基础分部工程、主体结构分部工程分别评定。
抹灰砂浆通常按体积配合比，不作试块，一般对其强度不作定量要求。
混凝土试块通常可按地基与基础、主体结构、楼（地）面、屋面找平层等分部工程分别评定。
资料移交&资料主要关节
资料移交 除规划验收合格证和备案证书外，基本完成step1 约定的四类28项资料后，约请工程所在地城建档案管理中心的人士到现场指导，按指导意见完善后，送往城市建设档案管理机构。领取“上海市建设工程档案审核意见书”（原件交给质监站，用于竣工验收和备案）和“上海市建设工程档案审核通知”（原件交给规划局检查队，用于规划竣工验收）。规划竣工验收合格后，将合格证影印件送备案办公室，领取“备案证书”。最后，将“备案证书”（原件）和规划竣工验收合格影印件送到城建档案管理中心，就完成了该项“城建档案”的全部移交，双方签署一式二份“移交证明单”，各执一份。
资料主要关节
规划验收，建设工程竣工规划测量成果报告； 备案，规划验收；城建档案移交证明单，备案&规划验收合格证； 上海市新建住宅使用许可证，物业代码（计委投资计划、住发局的开竣工计划和配套计划）、排水许可证、备案证书、规划验收合格证、房屋土地权属调查报告书、硬件三要求：上海外环线以内住宅必须配置五类数据线、小区指示牌、空透围墙。
关节变通和准原件的取得
关节变通通常采用情况说明、申请报告、承诺书、检讨书、行政处罚及善后、领导报签等。
准原件的取得——当某些文件只有一份原件，或虽有多份原件，但仍不够用时，资料员可以将其影印后跑签发单位请求为你加盖红色印章，形成准原件。合约、检测报告等多页的文件，可先仅仅将“用印页”影印多份，盖章后备用。
竣工验收
完成竣工验收和备案所需要的10项竣工资料后，连同建设单位竣工验收通知书一起，送到质监站办公室，核查通过后，约定竣工验收日期。建设单位进行会议准备，将各单位代表拟在竣工验收会议上汇报发言的提纲事前与质监站的 “项目主监工程师”通气。
验收组长由建设单位法人代表担任，若法人代表因故不能担任验收组长，则应出具“法人委托书”，全权委托建设单位其它负责人担任验收组组长。
竣工验收会议由建设单位验收组组长或副组长主持，介绍来宾，宣布验收组组成人员名单和验收组分工，会议分3节进行。
1st节，建设、勘察、设计、施工、监理单位简要汇报；
2nd节 分建筑与结构、水电设备安装、资料等3组分别进行验收；
3rd节 验收评价：
①组长汇总各组意见，形成竣工验收意见；
②宣布验收意见和结论；
③监督工程师发言，对验收组织形式、验收内容方法、验收程序等作出同意或不同意验收的表态。若不同意，休会整改，整改完成后再约日期续会；若同意，继续
④工作人员将“验收意见和结论”在监督工程师监督下填入《建设工程竣工验收报告》，然后验收组长、各副组长和成员依次在《建设工程竣工验收报告》上签名，闭会、谢客。
会后，及时将扩大B册和建筑工程质量检测中心出具的沉降观测速报、空气质量报告和门窗3性报告送到质监站（将C册中的商品混凝土出厂合格证放到B册混凝土试块报告的后面），以便于监督工程师及时完成“质量监督报告”、结清检测费用、交纳施工合同总造价的1‰的质监保证金，取得保证金收据后，将质量监督报告送备案办公室，审核，无误，备案。