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水利工程技术档案管理与资料整理

摘 要:    水利技术档案是水利工程管理、运行、维修养护等技术工作决策、设计的重要依据,对于水利工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。收集、利用和管理好水利技术档案,更好地为水利事业服务,是水利建设和管理者的责任。工程资料整理作为整个水利技术档案管理工作的主体,成为了水利技术档案的形成、利用与管理的基础。文章针对水利技术档案的管理以及工程在建设过程中其资料的整理,更好地实现正规化、标准化管理,进行了实践总结。

关键词:   水利工程;技术档案;管理;重要性;资料整理
水利工程技术档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录,它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用,对其他工程也起着借鉴与参考的作用。本文在着重阐述水利技术档案的管理重要性及其做法的同时,结合实际事例重点详述了工程资料整理的步骤,因为只有做到整理好工程建设资料,才能更好实现水利技术档案的正规化、标准化管理,更全面的服务于水利工程建设事业。
1档案工作的重要性
水利工程档案是历史的记录,是水利科技档案的重要组成部分。
它来源泉于工程建设全过程,不仅在建设过程中具有重要作用(质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与工程竣工验收等)而且在工程建成后的运行、管理工作中,也是不可缺少的依据和条件。借助档案,人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况,尤其是在建立工程质量终身负责制的今天,档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理,造成档案资料的残缺或不准确,将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调,水利工程“五不验收”中,就包括“档案不合格不验收”。因此,对每一个工程项目不管是建设法人的甲方,承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位,对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务须高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理,是加强工程建设与管理工作的重要内容,江泽民同志曾题词:“档案工作是各项事业发展的重要基础,这个基础不牢固,将来我们要负历史责任的”。胡锦涛主席也指出“档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业”。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。
2如何做好水利技术档案管理工作
水利技术档案是水利技术管理工作的依据,是水利建设活动的凭据,也是水利技术交流的重要工作。它产生于整个基本建设全过程,包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招(投)标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行(使用)等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。因此实现水利工程档案工作正规化、现代化的管理,将成为水利档案工作者当前和今后相当长时期内面临的重大课题,是我国工程档案工作的发展方向和必然趋势。
水利工程技术档案管理工作,关键要注意其完整性、准确性、系统性。一般来说,水利技术档案文件归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段施工建设阶段、竣工验收入阶段及与项目建设有关的批复文件,参考资料等方面着手。对一些中小型水利工程,可在工程结束后,一次收集整理归档,而对于大型水利工程,由于规模大,投资大,周期长,就应该按可研前期准备,设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步归档整理。
水利技术档案管理过程中,要按着《中华人民共和国档案法》和国家现行档案法规文件精神,努力贯彻理论联系实际的方针,力求符合思想性、科学性和实用性的要求,采取灵活多样的方式和方法,建立健全档案管理的各项规章制度,把水利工程技术档案工作进行分解,责任落实到人,确保水利工程技术档案的完整、准确、系统和规范,使水利工程技术档案达到标准化。
2.1工作方法的标准化
首先应确定积累、立卷、归档等各环节的技术标准。其次建立标准的技术档案工作程序图,具体列出与各部门之间的关系及工作的周转运行图等等,使其达到程序化。
2.2管理制度标准化
从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准,而且要形成文件,用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度,对水利工程技术资料形成的每个重要环节,凡是有做出突出贡献的,组织上都应给予适应的奖励,对确实属于不重视档案工作,工作马马虎虎,对档案工作造成损失的,应给予必要的处分,从而在抓档案管理工作中,树立先进典型,起到示范带动作用,把档案管理工作进一步做好、做实。
2.3统计标准化
所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查,统计分析,提供统计资料,对水利工程各阶段技术档案工作实现统计监督。具体就是统计技术档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它等相关的各项内容。只有使用统一的计量单位,统一格式的报表,才能有完整可靠的技术档案数据。
2.4其它方面
档案存放的库房管理也要达到标准化,库房标准化管理要有一套标准的办法,库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等,均有一定的标准。除此之外,还要设有良好的通风设备,保持库房通风,湿度等项指标都要达到《档案法》的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放位置图,达到利用查找迅速、准确。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案的增多,时间的延长,人员的更替,只靠记忆是不行的,由于技术档案专业性较强,其档案不能象书架上的书刊那样可直接挑选,借阅者必须借助于检索工具,才能找到所需的技术档案,因而检索工具也要做到标准化,这也是档案档案管理考核的重要内容。
3工程资料的整理
3.1工程资料整理的意义和现状
水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的、有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录,是对工程项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造的需要依据。工程资料的整理是监理工程师对工程建设管理的重要组成部分,工程资料的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平,规范齐全的竣工资料来之于规范的建设管理和严格的质量控制。
就垦区而言,水利工程大多地处偏僻,工地条件较差,工程建设一般要历时半年以上,工程师在保存好原有资料的同时,还要不断地对新资料进行整理存档,而且各种表格、检验报告如果保存不好,很容易丢失、污损、造成不必要的损失。多数水利工程因工期和冬季无法施工等种种原因,工程资料整理偏后的现象普遍存在,给工程资料的完整性、准确性带来困难。
3.2如何快速便捷地整理工程资料
3.2.1建立合理的编码程序
合理的编码程度是水利工程资料建立和管理的基础,为资料的整理与查阅带来极大的方便,可根据不同的类别,建立相应的数据库。
3.2.2建立资料库
根据不同的资料形式建立不同的资料库(分类):
(1)对工程建设中的评定表格、检验表格、施工日志等各种资料,可直接建立保存到相应的资料目标(文件夹)。
(2)对于照片、图纸、摄像等资料可通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机,存入相应的资料库。
(3)对于工程文件,如:工程建设的有关单位批文、工程批复文件、征地用地批文等,用扫描仪可对文件原件进行扫描,存入相应的文件夹中。
为了做好资料的管理,首先要根据编码程序进行资料目录编写,以超越链接方式进行分类和目录及子目录的查找。
3.2.3资料库的管理
首先要对当天的评定、检验表格等有关资料及时归档,分类做好登记和链接。对于不再修改的资料要进行写保护或设成只读,同时,要对资料及时备份,防止丢失,另外,要做好计算机防病毒工作,将计算机保持在实时监控状态。
4穆兴灌渠节制闸工程资料整理实例
4.1资料编码程序
根据监理对穆兴灌渠节制闸资料管理范围,资料编码分为:①工程开工建设资料;②工程建设及施工技术资料;③工程鉴定检测资料;④工程验收报告资料;⑤工程验收质量评定资料。其中:
(1)工程开工建设资料分为:①可研、初设、地勘、批复计划等有关文件资料;②工程招标文件等资料;③承发包、设计、施工、监理等各种合同书资料;④监督、质量保证、项目划分等有关批准资料;⑤其它资料。
(2)工程建设及施工技术资料分为:①会议记录资料;②监理资料;③施工图纸、变更、技术说明、图纸会审、通知及审批等资料;④施工组织设计、方案、日记、往来函件及检查处理等资料;⑤运用、度汛、调度方案等资料。
(3)工程鉴定检测资格分为:①设备产品说明、调试、鉴定及试运行等资料;②施工测量、测试及各种观测记录;③各种原材料构件质量鉴定、检查、检测试验资料;④各种试验报告单;⑤其它相关检测资料。
(4)工程验收报告资料:①建设、监理、设计、管理、运行、报告等资料;②竣工决算、竣工审计、竣工自查等报告资料;③其他有关资料;④竣工图纸;⑤工程照片。
(5)工程验收质量评定资料:①隐蔽工程验收记录资料;②单元工程质量评定资料;③分部工程质量评定资料;④单位工程质量核定资料;⑤其他有关资料。
4.2建立资料库
对工程建设的各种资料进行分类,存入相关的资料库中,按照工程进度不断增加新的内容。这样,即快捷方便,又保证了资料的真实,完整。通过我们的工作,穆兴灌渠节制闸工程技术档案有一套较全面的数据库。
4.3资料库的管理
监理公司把工程资料质量作为工程建设质量体系的一部分,工程资料整理不合格,整体工程不允许验收。在工程招标时,对资料管理做出明确规定,把要求写进招标文件;工程施工中,又对资料管理做出了详细规定,要求及时整理,及时保存,由驻地监理对施工单位资料整理工作进行检查、指导;工程竣工后,由监理工程师负责,对工程资料再开展全面系统地检查整理工作,确保资料的准确性、完整性。
参考文献:
[1]李永强.水利工程档案管理手册[R].北京:中国水利水电出版社,2001.
[2]姚丽娟,马庆霞,高万军.浅析水利工程文件归档与管理[J].黑龙江水利科技,2007,35(1):134-35.

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