某建筑公司设计变更、签证、索赔筹划程序
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xx 建筑公司 |
设计变更、签证、索赔筹划程序 |
文件编号 |
xxx |
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序号 |
x |
版本号 |
A/0 |
文件页码 |
共x页 |
1.目的
为加强变更、签证、索赔工作的管理，维护企业的合法权益，保障企业利润最大化，督促双方履约，保证工会曾项目顺利完成，特制定本程序。
2.范围
本办法是项目经营管理的一部分，适用于本工程项目经理部全体员工及所属各分包单位。考虑到目前国内索赔的事实难度，本项目定义的索赔是承包商在合同实施过程中，根据合同及法律规定，对应由发包方承担责任的干扰时间所造成的损失，向发包方提出请求给予经济补偿和工期延长的要求。
3.职责
3.1 项目经理部：项目经理部负责全面履行合同和开展索赔工作。
（1）项目经理：支持合同管理员的工作，并参与重大、重要的索赔工作。
（2）商务经理：协助项目经理履行合同，负责项目经理部内部各有关部门和人员在合同履约、索赔和结算过程中的协调配合，指导合同管理员工作，并亲自牵头组织重大、重要的索赔工作。
（3）合同管理员：在商务经理的指导下做好日常合同分析和索赔的基础工作。
（4）物资人员：落实材料设备需用计划，分清来源和采购渠道，对发包方供应的材料计划设备做好进场验收、登记工作，保证材料、设备质量并保证施工需要。由于发包方供应物资或由于发包方（包括监理、设计）原因影响造成物资采购损失及其他相关损失的，由物资人员收集、整理资料，报合同管理员并协助其与发包方办理索赔。
（5）预算人员：负责编制和深化工程概预算书及工料分析，根据各业务部门提供的索赔意向书或信息，做好索赔分析，并整理报领导审批后报出。
（6）财务人员：根据合同约定收取工程款，发生发包方拖欠工程款时，牵头向发包方发出索赔意向通知，并参与索赔过程。
3.2 技术部： 编制和贯彻施工方案，处理施工过程中的技术问题，协调、督促、办理技术洽商，及时办理涉及技术的签证，建立台账。
3.3 工程部： 按计划组织保证生产，及时与甲方及监理办理施工过程中的签证工作，做好记录，建立台账。
3.4 索赔小组： 遇复杂的索赔事件或发包方拒绝商议处理索赔，项目经理部成立索赔领导小组，索赔小组视具体情况设定，一般可包括项目经理、商务经理、工程人员、技术人员、专业分公司的有关人员、合同管理员等，并上报公司合约部，合约部应组东牵头组织有关人员参加索赔工作。
3.5 商务部：负责变更、签证、索赔工作日常管理，具体负责人为项目经理和商务经理，个部门及时向商务部报送各种有关资料。
4.工作程序
4.1 资料的收集
（1）变更、签证、索赔情况发生后，有关业务人员要配合合同管理人员立即着手收集整理和变更、签证、索赔有关的基础及细节资料，以便在索赔报告中应用，或在发包方要求时出示。
（2）需收集的资料集负责人。
1）施工日志：工程人员现场记录施工中发生的各种情况，然后摘录较重要的对施工有不利影响的事件整理，或每日（每周）摘要，由专人报送监理和发包方。
2）来往信件：与监理、发包方、设计者和其他有关方面的来往信件都由项目经理指定专人收发，原件送合同管理员。
3）气象资料：工程部人员负责整理保存真实、完整、详细的天气情况记录。
4）备忘录：监理、发包方、设计单位的口头指示和电话指示，项目经理部接收人都要会同合同管理员整理成书面备忘录，请其签字确认后，原件由合同管理员保管。
5）会议纪要：项目经理部要求发包方及监理举行的各种会议，在会议结束后及时形成由参加者签署认可的会议纪要，参加会议各方保存原件各一份，我项目由合同管理员保存，会议纪要的整理工作一般由监理牵头。要落实会议纪要的签字问题，会议纪要如果未制定签字确认制度，将造成会议纪要内容一边倒，仅有甲方及监理对施工单位的要求，施工企业对他们的要求不予记载。落实会议纪要签字认可制度后，会议纪要的内容才能更全面，有力地保障我方的权利。
6）工程进度计划： 由工程技术部门保存各种进度计划及相关的各种修改文件，包括经理部的进度计划、分包商进度计划。
7）工程成本核算资料：项目财务人员负责保存工程成本分析资料，会计帐表，回收工程款台账及单据。
8）工程照片和录像：由工程人员或项目经理指派的专人选定一些固定的角度定期、连续拍摄同一工程部位的施工形象。遇到干扰工程顺利进行的时间发生时，临时对能在工程上反映的干扰时间本身、干扰后果等拍摄。照片和录像由工程人员或专员保管，与干扰事件有关的照片送合同管理员一份。
9）工程报告：各种工程试验报告、检查报告、施工报告、进度报告、特别是事件报告等由有关业务人员保管。
10）工程图纸：所有工程图纸、勘探资料、现场调查备忘录、投标图纸、施工图纸、竣工图纸以及各种图纸修改等，由技术部门保管，并印发至有关部门。
11）报价资料：所有报价资料、中标资料、施工合同、结算资料等由经营部保管。
12）材料证明：所有材料质量证明、物资购销合同、发包方验收记录（包括过程验收资料）等有关材料、设备的文件由物资人员保存。
4.2. 洽商变更。
（1）洽商变更。
1）在施工准备之前办理的洽商变更，如有费用发生做洽商变更增减帐（凡是技术洽商均伴随着经济洽商发生，只是依据合同是否需报出索要）
2）在施工准备期间办理的洽商变更，除做洽商变更增减帐外，还应按照实际发生记取施工准备期间此洽商变更给我方造成的损失费用。
3）在施工中或项目已按施工图施工完以后办理的洽商变更，出做洽商变更增减帐外，并按照实际发生记取施工准备期间、施工中及返工处理的损失费用。
（2）现场签证。 按施工现场实际发生（无论费用多少）随时办理。其中量小无法按预算定额计算的，由技术人员负责办理点工签证。为避免日后业主委托审价人员的理解纠纷，鉴于不同的签法，在以后的工程结算审核过程中会有不同的结果。我们推荐按以下优先顺序填写签证：
1）直接签金额。
2）签工程量及单价。
3）签内容及工程量。
4）签处理办法及内容。
5）签原因及处理办法。
（3）索赔。
1）、2）业主一般最后多会认可金额；3）签法审价人员容易在单价上进行审减；4）、5）签法，审价人员可能会重新判断所签内容是否应计入工程造价。
1）非乙方（项目经理部）原因造成工程不能正常顺利进行（即不能正常进行乙方承包范围内工作）除赔偿乙方经济损失、工期顺延外，要由责任者对此承担责任。
2）承担合同外的额外工作：应发包方及监理要求承担合同外的工作，按实计算发生费用。
4.3 变更、签证、索赔的工作程序。
(1)发生洽商变更时，技术部在接到洽商变更后立即印发至商务部及其他相关部门，并在第2天牵头会同商务部组织有关人员对洽商变更做综合技术及经济费用分析，参加部门及人员：工程部、商务部及潜在索赔领导小组主要成员。分包单位有关人员必须列席会议，经济损失的原始资料由责任人或分包单位做好详细的施工记录，并请监理单位（或业主）签认后再报给商务部。
(2)现场签证的原始资料由专业责任人或分包单位做好详细的施工记录，及时报请现场监理工程师及甲方现场代表签认后报商务部。
(3)索赔事件发生后，由工程部在事件发生后立即通报给商务部，并于事发第2天会同商务部牵头组织有关部门及人员做综合的工期及经济费用分析。参加部门及人员：技术部、商务部就签证领导小组主要成员，分包单位有关人员必要时列席会议。经济损失及工期延误由专业责任人做好详细的施工记录，并及时书面提供给商务部。
(4)发出索赔意向通知书：事件发生后，有关人员开会分析判断是否向发包方发出索赔意向通知报告，对工程造成影响明显容易计算损失的可直接提交索赔；对工程影响时间长，不容易计算损失的比较复杂的，可首先向发包方发出索赔意向通知书，随后经过收集资料分析损失后向发包方提交索赔报告。
(5)收集、分析资料
(6)提交索赔报告。
(7)索赔谈判：由商务部经理牵头组织有关人员与发包方协商索赔报告的处理，必要时请公司有关部门及人员参加。
(8)索赔价款的收取：随发生、随记取、随回收。
4.4 考核与奖罚。
（1）索赔工作按工作成效实行奖罚制度，由商务经理牵头，一般性的索赔每月考核，没季度总结评定，重大或重要的索赔即时考核，并依据考核结果进行奖罚，奖罚执行项目经理部奖罚制度，由商务经理具体考核报项目经理批准。
（2）索赔奖励。按照合同条款应该索赔的项目，如若能够按精确的数额索赔回来，经理部应按本单位“合同管理实施细则”，给合同管理人员一定的奖励，如因工作人员工作疏漏，未能有效地如数索赔而造成企业损失，对合同管理人员应给以相应的处罚；对于索赔理由不充分的项目，经过合同管理人员努力，能够比较理想的索赔回来，或者能够将风险当做机遇，通过索赔将一部分风险转变成效益，经理部应给与重奖。奖励处罚金额由经理部在“合同管理实施细则”中明确。对于在各项合同管理工作中，利用职权。营私舞弊、损害企业利益的有关人员严肃处理，对于个别触犯法律的应交有关部门，追究法律责任。
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拟定人 |
审核人 |
批准人 |
批准日期 |
实施日期 |
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商务部 |
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