编制一份高水平的投标或报价文件，是在政府采购活动的竞争中取得成功的关键步骤。编好投标文件要有清楚的工作思路，要对编制投标文件的关键问题做出认真的思考。
树立认真解读采购文件的意识：
采购文件是指在政府采购活动中采购单位向投标人提供的为进行投标工作所必须的文件。按照采购方式可以分为：招标文件、竞争性谈判文件、询价文件等。这些采购文件都阐明了采购人所需要购买货物和服务、工程的性质、数量等方面的要求，提出对供应商的资格条件，通报采购程序、评审办法，并告知订立合同的条件等内容。
采购文件既是供应商编制投标文件的依据，又是采购人与中标人签订合同的基础。因此，认真解读采购文件对供应商参与政府采购活动至关重要，是投标人编制投标文件的基础中的基础。
解读采购文件时应把握的要点：
仔细阅读，全面理解吃透文件。看采购文件要认真细致、一字不漏，采购文件一般包括公告或投标邀请、投标人须知、合同条款、合同格式、投标文件格式和项目需求等项内容，对这些内容要全部的了解和掌握。切忌只注意重点而忽略一般，出现对采购文件要求上的缺项漏项；切忌理解上的错误，出现所问非所答；切忌不具备资格资质投标，出现投标就意味着无效。
认真研究文件，摸清要求及意图。例如：从技术指标和服务等项目需求的要求上，了解采购人买什么？从资格资质条件的要求上，分析采购人追求的提供货物和服务供应者的实力、信誉得等方面的层次；在采用的“评标办法”上，窥测采购人对采购货物和服务的需求档次；在投标保证金的数量上，找寻采购项目规模的线索等。这些对供应商在制定投标策略和投标方案时，都十分有现实意义。
及时发现问题，保护自己合法权益。如果采购文件中出现表述不清楚、模糊及容易引起歧义、漏洞等问题时，应及时要求采购单位对采购文件做出解答、澄清和修改，防止出现自己对采购文件的理解造成投标失误发生；发现采购文件中出现“不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇”及其他违反国家有关规定的问题，要在法定的时间内，及时向采购单位提出书面质疑或者向政府采购监督管理部门提出投诉。保护供应商自己的合法权益。这样做，也有利于政府采购的规范化运行。
研究评标办法，确定投标策略。一个政府采购项目所采用的“评标办法”往往反映出采购人所要采购的产品的档次定位、采购人的意图。这对投标人研究投标策略，制定自己的投标方案很重要
采取“最低评标价法”时，采购人对购买的货物、服务更注重考虑其最大程度节约资金，提高资金使用效率；采取综合评分法时，采购单位引入权值的方法，使评标结果更具科学性，采购结果更具综合性；采取“性价比法”时，采购人对购买的货物更注重考虑其使用价值，体现“物有所值”。除此之外，投标人还应了解潜在竞争对手情况。在此基础上，从技术、商务等方面确定投标策略
投标文件要体现企业实力和形象
高水平的投标文件是竞争中能否获胜的关键。投标文件是描述投标人实力和信誉状况、投标报价竞争力及投标人对招标文件响应程度的重要文件，也是评标委员会和招标人评价投标人的主要依据。供应商在产品、服务和实力能够满足招标文件要求的前提下，编制出高水平的投标文件，是在竞争中起着至关重要的作用，决定着投标活动的成败。
投标文件内容要完整。投标文件一般包括：投标函、开标一览表、投标报价表、投标产品的方案及详细介绍、技术和商务方面与招标文件的偏离表、投标人的资信证明和招标文件要求的其它资料。投标文件对招标文件提出的要求应做出相应的回答，对招标文件中提出的实质性响应要求必须做出符合要求的回答。特别是“评标办法”中提出的对投标文件初审的“资格性证明文件”、“符合性证明文件”一个也不能少，都要符合要求。
多提供说明自己优势的证明。例如：能说明投标人的技术优于招标人的要求和其它竞争对手的文件，可提前交货的保证和承诺等，投标人还可将自身的业绩、在其它项目中中标的情况、各方面的评价、产品样本等等有关材料充实到投标文件中，并分别配上详细介绍，以便向评委和招标人充分展示自己的实力，引起他们的重视。
科学的投标报价。拟定合理的投标价格，既不能低于成本也不能高于项目预算。确定投标价格要根据国内、国际市场行情和自己产品成本等因素综合分析来做决策。投标实际上就是投标人按照自己招标文件上提出的各项交易条件，按期提出自己最优惠的报价来进行竞卖。其中，各项费用一定要精确计算。这里要强调的一点是，不一定价格最低的投标人就是中标者。特别是采用“综合评分法”、“性价比法”评标时，价格最低的投标人往往不是中标者，通常会依据招标文件的要求从技术、价格、实力三方面来综合评审后，进行考核打分才决定。
防止双重报价引起歧义。供应商在编制投标文件时，不要忽略“双重报价”问题。在采购文件中，经常是这样描述的“每个供应商对每种货物只允许提供一个方案，该方案只允许一个报价。任何有选择的方案或报价将不被接受，其文件将被拒绝”。因此，一定看清楚采购文件是否允许“双重报价”。
同时，提醒供应商，“报价”外的优惠、折扣都会损害你的利益，都不能作为评标的实质性依据。谨防一个投标文件出现两个投标方案（两个报价）被作为无效文件处理。
投标文件也要注意小节。一是注意语言规范和格式，招标文件中一般的对投标资料都提供固定格式或有明确的要求，投标人应准备清晰明确的文件。二是投标文件要严谨周密，资料齐全、编码完整，不掉页、缺页、错页。三是文本要落落大方，不做不起任何作用的“豪华型”标书，不搞奢侈浪费增加投标成本的行为。
积累投标经验，编制“投标文件范本”。招标文件的格式、资格条件要求通常是大同小异、相差不多。经常参加政府采购的供应商，应该编制本单位的“投标文件范本”针对各投标项目要求的不同，修改变的部分、保留不变的部分，这样既可以省时省力，又可以少犯低级错误，避免出现文本上的一两个错误导致无效投标的问题发生。总之，科学的思考是成功的前提。编好投标文件，把握政府采购给你提供的时机。