【摘要】建筑施工企业的竞争日趋激烈，合同管理是工程项目管理的核心和灵魂，而施工索赔已成为承包商维护自己合同利益的关键性途径，对承包企业的生存与发展至关重要。本文针对工程实践中的问题，就建筑工程项目管理中的合同管理与施工索赔的要点进行了阐述。
【关键词】建筑工程项目；合同管理；施工索赔
建筑工程项目已成为当今社会发展经济的重要部分。现在建筑施工企业众多，竞争日趋激烈，企业要想在竞争中处于不败地位，必须管理好工程项目，以增强自身竞争能力，本文就建筑工程项目管理中的合同管理与施工索赔谈谈看法。
一、合同管理
怎样管理好项目是工程实践中所面临的最实际的问题。工程项目管理工作相当复杂，其最终要实现项目的三大目标，即质量目标、进度目标、费用目标。而合同确定工程项目的质量、工期和成本等目标，承包商在工程中的一切活动都是为了履行合同责任。管理好合同，也就做好了项目的质量控制、成本控制、进度控制工作，因此，合同管理是管理好项目的关键。在现代工程中，没有合同意识则项目整体目标不明；没有合同管理，则项目管理难以形成系统和高效率，不可能实现项目的目标。可以说，合同管理是工程项目管理的核心和灵魂。
但是目前在工程建设领域合同管理与实践严重脱离，表现为承包商合同意识薄弱，合同管理流于形式；不重视合同文本分析，合同文本存在众多缺陷；施工合同履约程度低，违约现象严重；缺乏专门的合同管理部门和人才；合同管理信息化程度不高，管理手段落后，导致合同管理未真正融入到工程项目管理的各环节当中，合同管理亦不能发挥作用。有时甚至只有在发生争议，需要诉讼、仲裁时，承包商才想起查阅合同条款，将合同作为主张自己权利的一个重要依据。根据工程项目合同管理实践，我认为承包单位的建筑工程项目合同管理必须把握以下几个方面要点：
（一）签订好施工合同
1．加强合同意识教育，建立健全合同管理组织。承包企业内部应加强合同意识教育，组织全体员工学习《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》等法律法规。同时选拔具有合同管理素质的管理人员进入领导层、设立合同管理奖励基金等有效手段，在企业内营造重视合同管理、尊重合同管理人才的氛围，为合同管理打下良好的基础。
合同管理的任务需要一定的组织机构和人员来完成，因此要设立专门负责合同管理的部门和人员，努力提高合同管理工作专业化程度，提升合同管理的水平。针对不同的施工企业和建筑工程项目，合同管理组织形式的设置主要有以下三种类型：
（1）在容易发生争议、合同关系复杂、风险大的特大型国际工程项目中，可聘请合同管理专家或委托专门的管理咨询公司来领导和负责合同管理工作，这样可以大大提高工程合同管理水平和工程经济效益，但花费较高。（2）在合同关系较复杂的大型项目中，可设立项目合同管理小组，将合同管理小组纳入施工组织系统中，设立合同经理、合同工程师和合同管理员，专门负责与该项目有关的合同管理工作。（3）在较小型的建筑项目工程中，可以不设合同管理小组，只配备合同管理员，在项目经理的指导下进行合同管理工作。而对于那些工程简单的承包商或分包商，也可不配备专门的合同管理人员，而将项目合同管理方面的任务分解下达给各职能人员，由项目经理作总体协调。
2．进行合同策划，签订可行的合同。现代施工项目建设周期长、技术复杂、参建单位多，加上目前建筑市场向买方倾斜，业主利用其有利的买主地位，使承包企业签订过于苛刻的合同条款等，使得施工项目在实施过程中风险发生的概率较高。而合同策划是对合同风险的预测和预控，是一种事前控制，合理的合同策划能降低项目成本、减少耗费，保证建筑工程项目顺利实施运行。为此承包企业应做好以下四项工作：
（1）建立相应的风险评估小组，将项目的风险管理落实到相应的项目管理部门或管理班子。在合同正式签订前应进行严格的审查把关，内容包括：施工合同是否合法，业主的审批手续是否完备健全，合同文件和合同条款是否无误完备；合同是否采取了示范文本，合同双方责任和权益是否失衡；合同完不成的法律责任是什么，如何补救；合同双方的理解是否一致，发现歧义及时沟通等。（2）重视对风险的回避和转移。如对于承担风险过多、于己不利的合同宁可不签；与其他承包商组建联营体，共同承担风险；将风险大的分项工程分包出去；进行保险和担保等等。（3）重视合同谈判，签订完善的施工合同，使业主方和承包方合理分担风险。对于合同实施过程中可能发生的各种情况，在合同中应予以详细地具体规定，防止意外风险。通过合同谈判，争取在合同条款中增加对承包人权益的保护性条款，力争对责权利不平衡条款、单方面约束条款作修改或限定，防止独立承担风险。（4）在合同的签订过程中，应“一字千金”，而非“一诺千金”。双方商讨的结果、做出的决定或对方的承诺，只有写入合同，或双方签署文字意见才能确定。
3．掌握市场价格动态。在投标报价时，要及时掌握市场价格，使报价准确合理，要避免为了争取中标，不顾实际情况和客观条件一昧压低标价，造成亏损风险。
4．使用国家标准合同文本，建立和完善合同文本体系。国家99版《建设工程施工合同（示范文本）》内容完整，条款齐全，双方责权利明确，对一些不可避免的风险，分担比较公正合理。因此承包企业应尽量使用《合同示范文本》。在此基础上，为规范企业的合同管理行为，保证合同管理的效率和效益，还可根据《示范文本》，综合考虑工程类型、业主管理风格、项目管理方式等要素，对处于自身管理范围之内的标准文本，如各种专业性分包工程标准文本等，建立和完善本企业的合同文本体系。
（二）履行好施工合同
1．完善合同管理制度，建立科学的合同履行保证体系。（1）实行合同交底和责任分解制度。合同签订后，合同管理人员应在合同分析的基础上，对各级项目管理人员和各工作组负责人进行合同交底，对合同的主要内容做出解释和说明，把各种合同责任分解落实到各责任人和合同实施的具体工作上。（2）制定合同管理工作程序。对于经常性的合同管理工作，如图纸审核程序、设备材料和已完工工程验收程序等，应建立制度化的工作程序，做到有章可循。而对于合同履行中的计划执行效果、已完工作和后期工作，尤其是工程变更或合同条款变更等问题，可建立协商会议制度，各建设主体之间应定期或不定期召开协商会议并形成决议，对重大问题及决议应用会议纪要的形式记录下来纳入合同文件。（3）建立每日工作报送制度和进度款审核制度。每日工作报送制度要求各职能部门每日将本部门的工作情况及未来一定时间的工作计划报送到合同管理处，确保合同管理人员及时掌握工程信息，对有关合同问题做出正确决策。而进度款审核准制度就是合同管理部门每月从合同角度对进度款进行审核，从而可以将施工索赔的费用及时纳入当月付款要求中。（4）健全文档管理系统，建立项目计算机信息管理系统。工程项目开始后，应将合同文件资料的管理责任落实到具体的管理人员，妥善保存所有与合同有关的一切资料，并能满足及时查询的要求。同时建立项目计算机信息管理系统，对合同文件资料统一编号与记录、分类管理，建立合同文件资料借阅登记制度。
2．对工程项目合同进行动态管理。（1）在每个合同进入履行期时，应先召集与合同履行关系密切的人员进行合同条款的讨论和交底，明确哪些条款是履行中应重点注意的条款，提醒和督促有关人员严格按合同进行工作；合同管理人员每天检查、监督各工程小组和分包商的合同实施情况，在进入施工现场后对工程变更进行有效管理。（2）重视工程签证。签证实际上是一个小合同，有效的签证文件可作为最终工程结算的依据。监理工程师常常乐于发出口头工程变更指令，承包人必须及时要求工程师用签证将口头指令固定下来。对于非承包商责任造成的停工损失，也应及时按合同约定的时间，要求工程师签证。（3）及时收集、妥善保管合同履行中的文书、书面签证、往来信函、会议纪要等资料，在收到合同相对方的信函、文书或电传后，及时审阅和制定对策，并采用书面方式进行回复。
（三）开展好合同履行评价
合同终了之后，合同管理人员应做好工程项目合同资料的收集、整理、分类、登记、编号、装订、归档工作。同时还要对合同的履行情况与工程项目的实施计划进行比较、分析和评价，总结合同履行与管理的经验教训，进一步提高以后的合同管理水平。
二、施工索赔
施工索赔就是施工合同当事人在合同实施过程中，根据法律、合同规定，对并非自己的过错，而应由合同对方或第三方承担责任的情况造成的实际损失向对方提出给予补偿的要求。索赔是双向的，既包括承包人向发包人的索赔，也包括发包人向承包人的索赔。但在工程实践中，发包人索赔数量较小，而且可以通过扣拨工程款、扣抵保证金等实现对承包人的索赔；而承包人对发包人的索赔则相对困难，这类索赔范围广、情况复杂，是建筑工程项目管理的重点之一。
工程承包施工的实践证明：承包商在投标竞争中为了中标，往往要降低报价以战胜竞争对手。如果承包商不善于对有关方面给自己造成的损失进行索赔，以减少损失，非但可能不盈利而且甚至有可能无法生存下去。目前施工承包合同的索赔额，一般占工程款支付总额的7%～8%，相当于我国现在施工企业的法定利润率。因此人们常说“中标靠低价，盈利靠索赔”。施工索赔已成为承包商维护自己合同利益的关键性途径。
但是索赔过程中存在不少误区，归纳起来大致有以下三点：（1）当索赔事件发生时，有些施工单位考虑与业主、监理单位的下一步合作，而不敢提出。（2）项目经理和技术负责人对索赔工作意识不到位，对技术规范以及与业主、监理往来的文件理解不深刻，对可提可不提的索赔往往不提。（3）只注重索赔意向的提出，不重视索赔过程中的证据收集和及时作最终索赔报告。
其实，索赔是一种合法的正当权利要求，同守约并不矛盾，施工合同是索赔的依据，索赔则是合同管理的延续。可以说索赔是承包商和业主之间承担风险比例的合理再分配。但是施工索赔涉及面广、内容繁多、过程复杂、程序严格，要确保索赔的成功应注意以下六个要点：
（1）认真履行合同，遵守诚信原则，并努力让业主信任和满意。（2）组建强有力的、稳定的索赔班子。对于大型工程，索赔班子应有项目经理、律师、技术及经济专家等组成；而规模较小、工期短、技术难度不大、合同较严密的工程，可以由有经验的造价工程师或合同管理人员担任索赔任务。（3）重视资料的收集与整理。索赔是向对方主张权利的行为，根据“谁主张、谁举证”的原则，提出索赔一方必须提供证据证实其主张。这就要求承包商在项目实施的全过程中，应建立严密的施工日志；对工程师指令的执行情况、抽查试验记录、工序验收记录、计量记录、日进度记录、工程照片及每天发生的可能影响到合同事件的具体情况都要详细记录；各种会议要做好文字记录，并争取参加者签字；还应建立业务往来文件档案的管理制度，做到处理索赔时以事实和数据为依据。（4）注意索赔的时效性。一旦发生索赔事项，承包商一定要在合同规定的时限内提出索赔要求、撰写索赔报告，否则过期无效。我国《合同示范文本》第36条规定：在索赔事件发生后28天内承包商应提出索赔意向通知书，发出索赔意向通知书后28天内应提交索赔报告。如果由于种种原因错过了提交报告的约定期限，承包人不要放弃，仍然可以不动声色地向工程师递交报告，一旦工程师签字确认，是有法律效力的。如果补交报告有难度，承包人还可以考虑在其他会议或会谈纪要或月报表上给予记载，然后让工程师与其他事项一并签证认可。（5）承包商在施工过程中应履行“应警告义务”。按图施工是工程承包人公认的原则，对于图纸有问题，造成承包方的损失，向业主提出索赔是理所当然的。这种看法似乎无懈可击，但是当图纸出现的问题是一个有经验的承包人应当能发现的，而承包人却没有向监理、业主或设计方反映，即承包人未履行“应警告义务”，根据国际工程惯例，由此给工程造成费用和时间上的损失，监理工程师就可以不认可承包人所提出索赔要求。（6）力争单项索赔，避免一揽子索赔。单项索赔事件简单，业主容易接受，而且能及时得到支付。一揽子索赔，时间长、金额大、问题复杂、不易解决。承包商对实在不能单项解决，需要一揽子解决的，一定要争取在工程建成移交前完成主要补偿谈判。
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