首先，在拿到招标文件的时候，不要盲目的编写，技术文件和商务文件都是如此，应该先仔细阅读招标文件。
写标书最怕拿来主义，即便是技术文件也不要把以前类似的技术方案全部照办拿来，因为每个项目的要求都有所不同，所以在拿到招标文件后，必须仔细阅读招标文件的每一项需求，然后再按照招标文件的需求逐一响应。
对于商务文件更要尽量完全响应招标文件的要求，以下几方面应该特别注意：
支付形式--现金?支票?汇票?电汇? 支付时间--一般情况会在开标时支付，但有时也会要求投标人在开标前支付，并在投标文件中附上投标保证金的已交证明，即交纳的收据。 投标保证金是非常重要的环节，如果出差错可能会导致废标，很多公司由于未在投标截止时间前交纳投标保证金，而被废标。 每个项目对投标文件需要提供的内容都不尽相同，所以要认真逐条阅读本项目需要提供的文件内容;有时还会对投标文件的结构加以要求，比如要求按照某一顺序编写投标文件，或是要求商务文件和技术文件分开编写等等。
不要轻看了这一环节，如果没按招标文件的要求装订、密封和提交，有被废标和拒收的可能，即使不被废标，也会让评审团感到不满。
主要注意以下几点：
1.要几个正本几个副本; 2.是否需要提供电子文档; 3.是否要将开标一览表单独封装; 4.技术和商务文件是否要分开装订; 5.是每本单独密封，还是统一密封，或是单独密封后再统一密封; 6.递交投标文件的时间和地点。 这是在编写商务文件时经常会被忽略的一个地方，因为这部分内容一般会在招标文件比较靠后的位置，甚至可能在技术文件之后，当然有些招标文件也并没有这部分内容。 查看这部分内容主要是看一下其中有没有在投标人资格和投标文件组成里没有谈到的商务要求，比如要求提供的案例有何标准等等。 同时，查阅这部分内容也是让投标人对分值有所了解，能够预估一下投标结果，也就是投标人的胜算有多少。